Het programma kan automatisch mailingen versturen. Het gaat bijvoorbeeld om APK- en Onderhoudsmailingen. Maar je kan hier ook automatische mailingen maken m.b.t. tot bijvoorbeeld offerte-opvolging of bandenwissels. Indien een klant geen mailing wilt/dient te ontvangen kun je bij de Klant > Emailopties de mailingen blokkeren.
Je kan dit instellen onder Instellingen > Communicatie en het tabblad Automatische Mailingen
Op dit scherm kan je alle ingestelde mailingen zien. Standaard staan er een aantal mailingen in, dat zijn de APK en/of onderhoudsmailingen, een planningsmailing en een verjaardags-SMS. Wil je meer automatische mailingen kunnen versturen, dan dien je de CRM+-module te activeren. Dat kan via Mijn CSW > Modules & Abonnementen.
Ook kan je op deze pagina bovenaan kiezen voor het uitsluiten van één dag. Op deze dag worden dan geen automatische mailingen verstuurd. Deze mailing wordt dan een dag eerder gestuurd.
Rechts bovenin kan je zien hoe de mailing verstuurd dient te worden, via e-mail, brief of SMS.
Je kan ze bewerken d.m.v. het potloodje rechts onderin het vak voor de mailing. Of eventueel nieuwe maken via de grote plus bij de laatste mailing (indien je de CRM+-module hebt).
Naam
Hier geef je de naam van de mailing op, waardoor je hem zelf makkelijk terug kan vinden.
Zoek op
Dit is de datum waar naar gekeken wordt voor de mailingen.
Je kan bijvoorbeeld een vaste datum ingeven, maar bijvoorbeeld ook een APK-datum, factuurdatum of een verjaardag.
Hij zoekt dan bij de klant en/of autogegevens naar die datum om de mailing te versturen.
Bij een vaste datum heb je 3 velden: de dag, de maand en het jaar. Je kan er voor kiezen om alleen een dag in te stellen, dus als je in het eerste veld bijv. 5 zet dan stuurt hij elke 5e van de maand de mailing. Of je kan een dag en een maand in stellen. Dan stuurt hij elk jaar een mailing op die datum, bijvoorbeeld een standaard mailing voor de bandenwissel.
Bij een datum-veld kun je een aantal dagen instellen vooraf of achteraf de eerder ingestelde datum. Dus je kan kiezen voor een mail met een enquete 7 dagen na de factuurdatum of bijvoorbeeld een mail 30 dagen voor de beurtdatum of APK datum.
Van te voren zullen de APK-data gesynchroniseerd worden met het RDW, zodat alleen de mailingen die nodig zijn verstuurd worden.
Als je FleetMate GO gebruikt kan je ook kiezen voor alle onderhoudsdata samen met het veld Auto-AlleOnderhoud. Hij kijkt dan naar alle onderhoudsintervallen die je zelf hebt aangemaakt en pakt dan de eerstvolgende datum.
Voorwaarden
Hier kan je extra voorwaarden toevoegen aan de mailingen.
Je kan dan uitzonderingen toevoegen waardoor een mailing niet gestuurd wordt.
Bijvoorbeeld:
Zo kijkt het systeem of de APK-datum gelijk is aan de beurtdatum.
En met de tweede regel kijkt hij of de auto al ingepland staat voor in de toekomst.
Zo kan je de klant een mail sturen voor de APK en de onderhoudsbeurt tegelijkertijd.
Maar je kan ook een voorwaarde aanmaken dat de mail alleen gestuurd moet worden naar bijv. particuliere klanten, waardoor zakelijke klanten niet de mailingen krijgen.
Verstuur per
Dit zijn de instellingen hoe de mailing verstuurd moet worden. De keuzes zijn SMS, E-mail of Post. Als je er meerdere aanvinkt dan pakt hij er maar één per klant. Hij kijkt eerst of er een mobiel nummer bij de klant ingevuld staat, als die er niet is dan gaat hij een mail sturen. Als er ook geen emailadres staat, dan wordt de brief verstuurd.
De e-mail is uiteraard gratis, bij de SMS en Post zitten er kosten aan.
De automatische mailingen per post worden door onze partner (postbode.nu) per brief verstuurd. Hiervoor betaal je € 1,85 per brief via het online saldo en heb je er zelf geen omkijken naar. Voorbeeld: als je dit zelf zou doen ben je zo'n € 1,71 kwijt (postzegel: € 1.21, envelop: € 0,20, briefpapier en printen: € 0,30). Je kunt bij de layouts ook een PDF van een envelop uploaden. Deze wordt dan ook bedrukt. Dit dient een PDF te zijn in het C5-formaat. Voorbeeld
* prijswijzigingen voorbehouden
Email-onderwerp
Het onderwerp van de mailing die je per e-mail verstuurd.
Email-brief/Print-brief
De tekst die meegestuurd wordt in de e-mail naar de klanten.
Deze teksten kan je zelf aanmaken of aanpassen bij Relaties > Tekstverwerker
Kopie per mail
Met dit vinkje krijg je zelf van alle mailtjes die verstuurd worden een kopie binnen.
Uitgeschakeld.
Met dit vinkje kan je de mailingen uitschakelen.
Als het vinkje aangevinkt staat wordt deze mailing niet verstuurd naar de klanten
Verzamelen en voertuigen in bijlage (Alleen in FleetMate GO)
Met dit vinkje worden voertuigen verzameld van de klant. Dus als de klant 5 voertuigen heeft die voldoen aan de voorwaarde krijgt hij maar één mail met daarin een .CSV-bestand met daarin de voertuiggegevens waar het om gaat.
Als je klaar bent met alle voorwaarden instellen kan je onderin op Opslaan klikken en dan is hij toegevoegd